Die Compliance ist inzwischen auch in der Vereinspraxis ein Muss.
Allgemein bezeichnet der Begriff die Einhaltung gesetzlicher, satzungsmäßiger und interner Regelungen. Im Bereich gemeinnütziger Organisationen konzentriert sich die notwendige Compliance in der Regel auf drei Kernbereiche: die Satzungs-Compliance, den Datenschutz und die steuerrechtliche Compliance.
Im Folgenden werden die Besonderheiten und Anforderungen der Satzungs-Compliance näher erläutert.
Keine Mittel außerhalb des Satzungszwecks
Die Satzung ist das Fundament jedes Vereins. Sie legt nicht nur das Vereinsprogramm fest, sondern definiert auch die Grenzen des Handelns. Entsprechend dürfen keine finanziellen Mittel für Zwecke verwendet werden, die außerhalb des in der Satzung definierten Vereinszwecks liegen. Das Vereinsvermögen ist ausschließlich für die Satzungszwecke vorgesehen – diese Bindung gilt für alle Vereinsorgane.
Ein Mitteleinsatz außerhalb dieser konkreten Zwecke ist nur dann zulässig, wenn er der Generierung von Mitteln für die satzungsgemäßen Ziele dient, etwa im Rahmen eines wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs. Auch ein nicht-wirtschaftlicher Verein darf unternehmerische Tätigkeiten entfalten, sofern diese dem ideellen Hauptzweck untergeordnet sind und als Hilfsmittel zu dessen Erreichung dienen.
Für gemeinnützige Organisationen gelten insbesondere zusätzliche gesetzliche Vorgaben insbesondere nach § 55 und § 64 Abgabenordnung (AO). Der Einsatz gemeinnütziger Mittel ist hiernach erlaubt, sofern Erträge und Aufwendungen im Saldo positiv sind. Ein Verlustausgleich mit ideellen Mitteln ist nur zulässig, wenn der Verlust auf einer Fehleinschätzung beruht und innerhalb des darauffolgenden Wirtschaftsjahres vollständig ausgeglichen wird – allerdings ausschließlich mit Mitteln, die nicht aus steuerbegünstigten Bereichen stammen. Investitionen zur Begründung wirtschaftlicher Tätigkeiten sind nur unter bestimmten Bedingungen unschädlich, insbesondere dann, wenn sie innerhalb von drei Jahren dem gebundenen Vermögen wieder zugeführt werden und es sich nicht um zeitnah zu verwendende Mittel gemäß § 55 Abs. 1 Nr. 5 AO handelt.
Aufgabe des Vorstandes
Der Vereinsvorstand ist zur Einhaltung dieser Grundsätze in besonderem Maße verpflichtet. Er trägt die Verantwortung für die ordnungsgemäße Mittelverwendung gemäß Satzung. Dies erfordert klare Weisungen, regelmäßige Kontrollen und gegebenenfalls auch Selbstkontrollen. Vor allem bei Zuwendungen an Dritte ist besondere Sorgfalt geboten. Die zweckentsprechende Verwendung muss durch Nachweise belegt werden, die dann ordnungsgemäß archiviert werden müssen, um bei Prüfungen die Satzungstreue belegen zu können.
Unabhängig davon, ob es sich um eine gemeinnützige oder nicht-gemeinnützige Organisation handelt, gelten diese Regeln. Gemäß § 58 Nr. 3 AO unterliegen gemeinnützige Körperschaften weiteren Einschränkungen hinsichtlich der Weitergabe von Mitteln an andere Einrichtungen.
Handeln im Rahmen der Zuständigkeiten
Neben der Einhaltung des Satzungszwecks ist es ebenso wichtig, dass sämtliche Handlungen im Verein innerhalb der jeweils festgelegten Zuständigkeiten erfolgen. Wenn Personen außerhalb ihres Kompetenzbereichs agieren, kann dies im schlimmsten Fall als Handeln ohne Vertretungsmacht gewertet werden – insbesondere bei Vorstandsmitgliedern. Nur im Ausnahmefall der sogenannten Notgeschäftsführung sind Abweichungen möglich.
Es ist Aufgabe des Vorstands, durch klare Zuständigkeitsregelungen, Weisungen und interne Prozesse sicherzustellen, dass alle rechtlichen und organisatorischen Vorgaben eingehalten werden. Auf diese Weise wird gewährleistet, dass rechtliche Verpflichtungen korrekt eingegangen und dem Verein zugerechnet werden können.
Aufwandsentschädigungen
Ein weiters Thema in vielen Vereinen ist die Zahlung von Aufwandsentschädigungen oder Vergütungen. Grundsätzlich ist die Erstattung tatsächlicher, nachweisbarer Auslagen gemäß § 670 BGB legitim. Problematisch wird es jedoch, wenn pauschalierte Zahlungen erfolgen, denen keine konkreten Aufwände gegenüberstehen – diese stellen regelmäßig eine Vergütung dar.
Gemäß § 27 Abs. 3 Satz 2 BGB, eingeführt durch das Ehrenamtsstärkungsgesetz, ist festgelegt, dass Vereinsorgane grundsätzlich ehrenamtlich tätig sind. Eine Vergütung bedarf daher stets einer ausdrücklichen Regelung in der Satzung. Fehlt eine solche, fehlt der rechtliche Grund für die Zahlung – selbst wenn alle Beteiligten von einer ordnungsgemäßen Praxis ausgehen. Um dies zu vermeiden, sollte jeder Verein klare Zuständigkeitszuweisungen treffen und rechtlichen oder steuerlichen Rat einholen, unabhängig von seiner Größe.
Mögliche Rechtsfolgen
Die Konsequenzen eines Verstoßes gegen die Satzung sind weitreichend. Wer außerhalb der Satzung handelt, riskiert den Tatbestand der Untreue. Eine Genehmigung durch die Mitgliederversammlung schützt nicht vor strafrechtlichen Folgen.
Darüber hinaus können zivilrechtliche Schadenersatzforderungen entstehen. Bei gemeinnützigen Vereinen kann ein Verstoß gegen die Satzungszwecke und das Gebot der ausschließlichen Mittelverwendung zur Aberkennung der Gemeinnützigkeit führen.
Um Haftungsrisiken und steuerliche Nachteile zu vermeiden, sollten Zuständigkeiten klar geregelt, Mittel gezielt eingesetzt und die Satzung regelmäßig auf Aktualität geprüft werden.
Ein strukturiertes Compliance-Management-System kann außerdem dabei helfen, alle rechtlichen und satzungsmäßigen Vorgaben systematisch einzuhalten – wir beraten Sie gerne dabei.
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