Große Vereine und Verbände beschäftigen ihre Vorstandsmitglieder häufig nicht nur ehrenamtlich, sondern auch hauptamtlich gegen Vergütung auf Basis eines entsprechenden Dienstvertrags. Die Vertragsgestaltung unterscheidet sich vom klassischen Arbeitsvertrag und beinhaltet rechtliche Besonderheiten.
Zwei Funktionen
Rechtlich sind dabei zwei Funktionen strikt voneinander zu trennen. Zum einen das Ehrenamt als Mitglied des Vorstandes, das durch die Berufung des zuständigen Vereinsorgans, zum Beispiel der Mitgliederversammlung auf Grundlage der Satzung begründet wird. Zum anderen die hauptamtliche, vergütete Tätigkeit, die auf einem gesonderten Dienstvertrag basiert. In diesem Vertrag werden die konkreten Rechte und Pflichten, die Vergütung sowie weitere Rahmenbedingungen der Tätigkeit festgelegt.
Ein häufiger Irrtum ist, dass die Abberufung aus dem Ehrenamt den Dienstvertrag automatisch beendet. Ohne entsprechende vertragliche Regelung kann der Verein verpflichtet bleiben, Gehalt zu zahlen, obwohl das Vorstandsamt nicht mehr ausgeübt wird. Das kann schnell zu hohen finanziellen Belastungen führen.
Kopplungsklausel
Da eine Abberufung vom Ehrenamt bei entsprechendem Beschluss relativ unproblematisch möglich ist, sollte der Dienstvertrag eine Kopplungsklausel enthalten, die das Ende der Organstellung automatisch mit der Beendigung des Dienstvertrags verknüpft. Eine mögliche Formulierung hierfür lautet:
„Mit der Beendigung der Bestellung als Vorstand endet auch dieser Dienstvertrag automatisch, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf“.
Andernfalls besteht die Möglichkeit, dass der Dienstvertrag trotz Abberufung weiterläuft und der Verein weiterhin zur Zahlung der Vergütung verpflichtet ist.
Weitere zu regelnde Punkte im Dienstvertrag
Der Dienstvertrag sollte ebenfalls eine klare Aufgaben- und Pflichtenbeschreibung enthalten, einschließlich Weisungsgebundenheit sowie der Möglichkeit zur Übertragung gleichwertiger Aufgaben, jeweils entsprechend den Vorgaben der Satzung bzw. der Geschäftsordnung. Wichtig sind außerdem Regelungen zu Nebentätigkeiten und einem möglichen Wettbewerbsverbot, zu Dienstreisen und Spesen, zu besonderen Bestimmungen bei Krankheit oder Arbeitsunfähigkeit, zur Verschwiegenheitspflicht über das Vertragsende hinaus, zur Kündigung und Freistellung sowie zur Haftung und Versicherung, insbesondere zur Absicherung durch eine D&O-Versicherung.
Haftung und D&O-Versicherung
Grundsätzlich haftet der Verein mit seinem Vermögen. Unter bestimmten Voraussetzungen kann es jedoch auch zu einer persönlichen Haftung von Vorständen kommen. Um das persönliche Haftungsrisiko einzuschränken, wenn Fehler in der Amtsführung zu Schadensersatzforderungen führen, kann im Vertrag auch der Abschluss einer Directors-and-Officers-Versicherung (D&O) zugunsten des Vorstands geregelt werden.
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