Laut einer aktuellen ifo-Umfrage arbeitet rund ein Viertel der deutschen Beschäftigten zumindest teilweise im Homeoffice. Dabei gilt: Auch im Homeoffice ist eine ordnungsgemäße Zeiterfassung verpflichtend. Mitarbeiter müssen ihre Arbeitszeit unter Einhaltung der arbeitsrechtlichen Vorgaben dokumentieren. Wir zeigen, was bei der Zeiterfassung im Homeoffice rechtlich zu beachten ist und welche Folgen Verstöße nach sich ziehen können.
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auch im Homeoffice
Es besteht nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts aus dem Jahr 2022 eine allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Diese Regelung findet ausdrücklich auch im Rahmen von Homeoffice-Tätigkeiten Anwendung. Ein Regierungsentwurf aus dem Jahr 2023 sieht zudem vor, dass die Arbeitszeit grundsätzlich elektronisch erfasst werden soll. Die konkrete Umsetzung der Zeiterfassung kann den Mitarbeitenden überlassen werden. In vielen Fällen basiert dies auf dem Prinzip der Vertrauensarbeitszeit. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Arbeitnehmer über potenzielle Konsequenzen bei Verstößen informiert sind.
Was zählt im Homeoffice zur Arbeitszeit?
Zu den Tätigkeiten, die während der Arbeitszeit im Homeoffice ausgeführt werden, zählen alle beruflich veranlassten Aufgaben. Zu den relevanten Faktoren zählt auch die sogenannte Rüstzeit, wie etwa das Hochfahren des Computers oder die Einrichtung des Arbeitsplatzes. Pausen und Ruhezeiten werden dabei nicht zur Arbeitszeit gerechnet und müssen entsprechend berücksichtigt werden. Für die Arbeit im Homeoffice gelten dieselben gesetzlichen Bestimmungen zur täglichen Höchstarbeitszeit wie im Büro. Grundsätzlich darf die Arbeitszeit acht Stunden pro Werktag nicht überschreiten. In Ausnahmefällen ist eine Arbeitszeit von bis zu zehn Stunden möglich, sofern diese Mehrarbeit innerhalb eines Zeitraums von sechs Monaten ausgeglichen wird. Auch die gesetzlichen Pausenregelungen gelten im Homeoffice. Bei einer längeren Arbeitsdauer sind daher entsprechende Unterbrechungen verpflichtend. Zudem ist zwischen zwei Arbeitstagen eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden einzuhalten. Sollte diese nicht gewahrt werden, muss der Ausgleich am Folgetag mindestens zwölf Stunden betragen.
Ausnahmen von der Zeiterfassungspflicht
Nicht alle Arbeitnehmer sind verpflichtet, ihre Arbeitszeiten zu erfassen. Leitende Angestellte sind von dieser Verpflichtung ausgenommen. Es ist jedoch zu beachten, dass nicht jede Person in einer Führungsposition automatisch als leitender Angestellter im Sinne des Gesetzes gilt. Um die aktuelle Rechtslage zu klären, ist eine genaue Prüfung im Einzelfall erforderlich.
Möglichkeiten der Zeiterfassung im Homeoffice
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Arbeitszeit im Homeoffice zu dokumentieren. Eine Möglichkeit ist die manuelle Erfassung über Excel-Tabellen, die jedoch fehleranfällig ist. Diese Methode ist kostengünstig und einfach umzusetzen, birgt jedoch gewisse Risiken wie versehentliche Eingabefehler, nachträgliche Änderungen oder mangelnde Transparenz. Zudem ist eine sichere Aufbewahrung und Archivierung der Dokumente entsprechend der gesetzlichen Vorschriften erforderlich. Eine deutlich sicherere und genauere Variante ist die Nutzung elektronischer Zeiterfassungssysteme. Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten flexibel und mobil über spezielle Webplattformen oder Apps eintragen. Moderne Softwarelösungen ermöglichen zudem eine automatische Erfassung von Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende. Dies reduziert die Fehleranfälligkeit und erleichtert die Dokumentation.
Rechtliche Folgen bei Verstößen
Die Einhaltung der Zeiterfassungspflicht ist sowohl aus organisatorischer als auch aus rechtlicher Sicht von großer Bedeutung. Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden korrekt zu dokumentieren. Bei Verstößen gegen diese Pflicht können Bußgelder von bis zu 30.000 Euro verhängt werden. Für Arbeitnehmer kann eine fehlerhafte oder lückenhafte Zeiterfassung dazu führen, dass sie Ansprüche auf Vergütung von Überstunden verlieren. Besonders schwerwiegend ist der Fall, wenn es sich um bewusste Falschangaben handelt. Bei vorsätzlichem Arbeitszeitbetrug drohen Abmahnungen und im Wiederholungsfall sogar eine fristlose Kündigung. Daher ist es für beide Seiten von entscheidender Bedeutung, sich der Bedeutung einer ordnungsgemäßen Zeiterfassung bewusst zu sein.
Klare Regeln schaffen Sicherheit
Die Zeiterfassung in einem Homeoffice unterliegt den gleichen gesetzlichen Anforderungen wie in einem Büro. Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer ist eine transparente, nachvollziehbare und rechtssichere Dokumentation der Arbeitszeiten von entscheidender Bedeutung. Es ist unerlässlich, dass die gewählte Methode den gesetzlichen Vorgaben entspricht und zuverlässig funktioniert, sei es per Excel-Tabelle oder über elektronische Systeme. Dies ist notwendig, um mögliche rechtliche Konsequenzen zu vermeiden und einen reibungslosen Arbeitsalltag auch außerhalb des Büros zu gewährleisten.
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