Gemeinnützige Vereine und andere steuerbegünstigte Körperschaften profitieren von erheblichen steuerlichen Vorteilen. Im Gegenzug verlangt das Gemeinnützigkeitsrecht jedoch, dass die vorhandenen Mittel grundsätzlich zeitnah für die steuerbegünstigten Satzungszwecke eingesetzt werden. Die sogenannte zeitnahe Mittelverwendung ist daher eine zentrale Anforderungen des Gemeinnützigkeitsrechts.
Der Grundsatz der zeitnahen Mittelverwendung
Gemäß § 55 Abs. 1 Nr. 5 AO müssen steuerbegünstigte Körperschaften ihre Mittel grundsätzlich zeitnah für ihre steuerbegünstigten, satzungsgemäßen Zwecke verwenden. Das Ziel dieser Regelung besteht darin, sicherzustellen, dass die vorhandenen Mittel tatsächlich der Verwirklichung des gemeinnützigen Zwecks zugutekommen und nicht dauerhaft angesammelt werden.
Als Mittelverwendung gilt dabei nicht nur die unmittelbare Finanzierung von Projekten oder laufenden Vereinsaktivitäten. Auch die Anschaffung oder Herstellung von Vermögensgegenständen, die den Satzungszwecken dienen, stellt eine zulässige Mittelverwendung dar. Dies betrifft zum Beispiel Vereinsgebäude, Sportanlagen, technische Ausstattungen oder andere Wirtschaftsgüter, die für gemeinnützige Aufgaben benötigt werden.
Die Mittel müssen spätestens innerhalb der zwei auf den Zufluss folgenden Kalender- oder Wirtschaftsjahre für die steuerbegünstigten Zwecke eingesetzt werden.
Zulässige Rücklagen
Der Gesetzgeber erkennt an, dass Vereine und andere steuerbegünstigte Körperschaften häufig langfristig planen und größere Investitionen vorbereiten müssen. Deshalb sieht § 62 AO Ausnahmen vom Grundsatz der zeitnahen Mittelverwendung vor.
So dürfen gemäß § 62 Abs. 1 Nr. 1 AO Mittel einer sog. gebundenen Rücklage zugeführt werden, wenn dies erforderlich ist, um die steuerbegünstigten Satzungszwecke nachhaltig erfüllen zu können. Voraussetzung ist, dass zum Zeitpunkt der Rücklagenbildung eine konkrete Planung vorliegt, die den zukünftigen Mittelbedarf nachvollziehbar begründet. Auf diese Weise können beispielsweise Mittel für den Erwerb eines Vereinsheims, umfangreiche Sanierungsmaßnahmen oder größere Investitionsvorhaben angespart werden.
Darüber hinaus sieht § 62 Abs. 1 Nr. 3 AO die Bildung einer freien Rücklage vor. Eine steuerbegünstigte Körperschaft darf danach bis zu einem Drittel des Überschusses aus der Vermögensverwaltung sowie zusätzlich bis zu zehn Prozent der nach § 55 Abs. 1 Nr. 5 AO zeitnah zu verwendenden Mittel der freien Rücklage zuführen. Wird der zulässige Höchstbetrag nicht vollständig ausgeschöpft, kann die Rücklagenbildung innerhalb der beiden folgenden Jahre nachgeholt werden.
Die Bildung einer Wiederbeschaffungsrücklage ist zulässig. Sie dient der Finanzierung von Ersatzbeschaffungen. Die Höhe der Rücklage orientiert sich an den Abschreibungen des jeweiligen Wirtschaftsguts. Bei Nachweis eines höheren Mittelbedarfs sind auch höhere Zuführungen zulässig.
Dokumentation der Mittelverwendung
Die Einhaltung der Vorschriften zur zeitnahen Mittelverwendung muss gegenüber der Finanzverwaltung nachvollziehbar dokumentiert werden. Die erforderlichen Nachweise können sich aus dem Rechnungswesen, dem Jahresabschluss oder einer gesonderten steuerlichen Nebenrechnung ergeben. In der Praxis wird hierfür häufig eine Mittelverwendungsrechnung erstellt. Sie dient dazu, die Herkunft und Verwendung der Mittel sowie die Entwicklung gebildeter Rücklagen transparent darzustellen. Die Mittelverwendungsrechnung sollte jährlich erstellt werden, um den Nachweis gegenüber dem Finanzamt führen zu können. Eine sorgfältige Dokumentation ist von erheblicher Bedeutung, da Verstöße gegen die Vorschriften zur Mittelverwendung die Gemeinnützigkeit gefährden können.
Erleichterungen für kleinere Vereine
Das Jahressteuergesetz 2020 hat die Verpflichtung zur zeitnahen Mittelverwendung für steuerbegünstigte Körperschaften mit jährlichen Einnahmen bis 45.000 Euro aufgehoben. Die Regelung gilt seit dem 1. Januar 2020 und soll den bürokratischen Aufwand für die betroffenen Vereine und die Finanzverwaltung verringern.
Für diese Körperschaften besteht damit keine Verpflichtung mehr, die Mittel innerhalb der gesetzlichen Frist von zwei Jahren einzusetzen. Gleichwohl müssen weiterhin die allgemeinen Voraussetzungen der Gemeinnützigkeit erfüllt werden.
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