Kooption von Vereinsorganen – im Vereinsalltag kommt es regelmäßig vor, dass Vorstandsmitglieder vor Ablauf ihrer Amtszeit ausscheiden. Um die Handlungsfähigkeit des Vereins oder Verbandes in solchen Fällen sicherzustellen, bedarf es klarer satzungsmäßiger Regelungen. Während die Mitgliederversammlung zwar grundsätzlich jederzeit eine Neuwahl durchführen könnte, stellt dies in der Praxis oft einen unverhältnismäßigen Aufwand dar.
Kooptation als praktikable Lösung
Die Kooptation, also die Selbstergänzung des Vorstands (oder anderer Organe, wie Beirat oder Verwaltungsrat) hat sich als praktikable Lösung erwiesen. Hierbei kann der verbleibende Vorstand eigenständig neue Mitglieder berufen, was eine schnelle Reaktion auf personelle Engpässe ermöglicht. Allerdings sollte die Satzung hier klare Grenzen setzen: So empfiehlt es sich, die Anzahl kooptierter Mitglieder zu begrenzen (etwa auf ein Drittel der gewählten Mitglieder) und sicherzustellen, so dass gewählte Mitglieder stets die Mehrheit behalten.
Kontrollrechte der Mitgliederversammlung
Wichtig ist zudem, dass die Mitgliederversammlung über jede Kooptation informiert wird und ihre Kontrollrechte – insbesondere das Abberufungsrecht nach § 27 Abs. 2 BGB – uneingeschränkt behält.
Alternative: Personalunion
Alternativ zur Kooptation kommt die sogenannte Personalunion in Betracht, bei der ein verbleibendes Vorstandsmitglied zusätzlich die Aufgaben des Ausgeschiedenen übernimmt. Diese Lösung eignet sich besonders für kleinere Vereine oder für Übergangsphasen. Allerdings ist Vorsicht geboten, wenn die Satzung eine Mindestzahl an Vorstandsmitgliedern vorschreibt oder wenn es um Ämterkumulation zwischen Vorstand und Aufsichtsrat geht.
Stellvertretermodell für Kontinuität
Besonders bewährt hat sich in vielen Vereinen die Einrichtung von Stellvertreterpositionen für Schlüsselämter. Bei diesem Modell rückt der jeweilige Stellvertreter automatisch nach, wenn der Hauptamtsträger ausscheidet. Dies gewährleistet größtmögliche Kontinuität und Planungssicherheit. Die Satzung sollte hier klar regeln, ob der Nachrücker die Restamtszeit des Vorgängers oder eine volle neue Amtsperiode absolviert.
Regelungen für vorübergehende Verhinderungen
Für vorübergehende Verhinderungen (etwa durch Krankheit oder Auslandsaufenthalte) empfiehlt sich eine gesonderte Vertretungsregelung. Hier kann die Satzung beispielsweise vorsehen, dass bei einer Verhinderung von mehr als drei Monaten eine offizielle Vertretung bestellt wird. Solche Regelungen lassen sich gut mit anderen Ergänzungsmechanismen kombinieren.
Satzung als zentrale Grundlage
Unabhängig vom gewählten Modell müssen alle Ergänzungsregelungen satzungsmäßig verankert sein. Besonders bei eingetragenen Vereinen ist zudem darauf zu achten, dass personelle Veränderungen unverzüglich ins Vereinsregister eingetragen werden.
Wahrung der Vereinsautonomie
Wichtig ist stets die Wahrung der Vereinsautonomie: Die Mitgliederversammlung muss die Möglichkeit behalten, durch Satzungsänderung die Zusammensetzung des Vorstands zu beeinflussen und im Notfall auch kooptierte Mitglieder abzuberufen.
Kombinierte Lösungen in der Praxis
In der Praxis haben sich kombinierte Regelungen bewährt, die verschiedene Ergänzungsmechanismen nach einer klaren Rangfolge anwenden. Beispielsweise könnte die Satzung vorsehen, dass zunächst der Stellvertreter nachrückt, bei Fehlen eines Stellvertreters der Vorstand kooptieren kann und im Notfall Aufgaben auf verbleibende Mitglieder übertragen werden dürfen.
Wichtig ist jedoch, dass das Organ sich maximal bis zu der Größe kooptieren kann, die die Satzung dafür vorsieht. Sieht die Satzung also vor, dass der Vorstand aus fünf Mitgliedern besteht, dürfen durch Selbstergänzung auch nur maximale diese Anzahl kooptiert werden. Keine Kooption liegt aber vor, wenn ein Gremium Gäste ohne Stimmrecht beratend zulässt.
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