Zuständiges Organ: Vorstand
Der Vorstand ist nach dem Gesetz nicht nur das Vertretungsorgan des Vereins oder Verbandes, sondern auch das Organ, dem die Geschäftsführung obliegt gemäß § 27 Abs. 3 BGB.
Dabei ist die Geschäftsführung eines der zentralen Elemente der Vereinsarbeit und umfasst alle Maßnahmen, die zur Erreichung der Vereinsziele erforderlich sind. Sie beinhaltet sowohl die operative Leitung des Vereins als auch die strategische Ausrichtung.
Geschäftsführung neben dem Vorstand
Diese Aufgaben kann auch an andere Personen außerhalb des Vorstands, häufig im Rahmen eines Anstellungsverhältnisses, übertragen werden. Dabei darf dem Vorstand aber nicht die Befugnis entzogen werden, den Verein nach außen zu vertreten. Einem Geschäftsführer, der laut Satzung für die laufenden Vereinsgeschäfte zuständig ist, aber nicht Vorstandsmitglied ist, kann nicht durch eine Satzung die Befugnis erteilt werden, den Verein gemeinsam mit dem Vorstand zu vertreten. Der Geschäftsführer außerhalb des Vorstandes kann also nicht zum Vertreter des Vereins ernannt werden und ist auch nicht in das Vereinsregister einzutragen.
Aufgaben des Vorstands in der Geschäftsführung
Der Vorstand organisiert und leitet den Verein, indem er die tägliche Geschäftsführung übernimmt. Dies umfasst die Planung und Durchführung von Vereinsaktivitäten, die Koordination von Arbeitsgruppen sowie die Überwachung der finanziellen Angelegenheiten. Nach außen vertritt er den Verein in rechtlichen und geschäftlichen Belangen, schließt Verträge ab, kommuniziert mit Behörden und repräsentiert den Verein in der Öffentlichkeit.
Zudem ist der Vorstand für die Finanzverwaltung verantwortlich, inklusive Haushaltsplanung, Kontrolle der Einnahmen und Ausgaben sowie der Erstellung des Jahresabschlusses. Er beruft die Mitgliederversammlung ein, bereitet die Tagesordnung vor und setzt deren Beschlüsse um. Eine zentrale Aufgabe besteht darin, die Einhaltung gesetzlicher und satzungsmäßiger Vorgaben sicherzustellen – von steuerrechtlichen Pflichten bis hin zu erforderlichen Meldungen an das Finanzamt.
Zusammenarbeit zwischen Vorstand und Mitgliederversammlung
Art und Umfang der Geschäftsführung ergibt sich in der Regel aus den Vorgaben der Satzung. Die Mitgliederversammlung kann dem Vorstand aber auch für einzelne Geschäfte Weisungen erteilen, sofern die Entscheidung über die Vornahme bestimmter Geschäfte nicht ausdrücklich in der Satzung verankert ist.
Häufig ist die Mitgliederversammlung laut Satzung auch für die strategische Kontrolle des Vorstands zuständig. Außerdem wählt sie den Vorstand, beschließt über grundlegende Fragen der Vereinsausrichtung und hat das Recht, den Vorstand zu entlasten. Die Entlastung ist ein wichtiger Akt, bei dem die Mitgliederversammlung bestätigt, dass der Vorstand seine Geschäftsführungsaufgaben im abgelaufenen Geschäftsjahr ordnungsgemäß erfüllt hat. Insbesondere in Bezug auf Haftungsfragen spielt sie eine entscheidende Rolle.
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