In seiner Neufassung eröffnet § 32 Absatz 2 Satz 2 BGB die Möglichkeit, virtuelle Mitgliederversammlungen (bzw. in hybrider Form) durchzuführen, ohne dass es hierfür einer ausdrücklichen Satzungsregelung bedarf. Der Gesetzgeber hat insoweit ein zweistufiges Regelungskonzept geschaffen.
Zweistufiges Verfahren
Auf der ersten Stufe ist ein Ermächtigungsbeschluss (Öffnungs- bzw. Vorratsbeschluss) erforderlich, durch den die Mitgliederversammlung das Einberufungsorgan zur Durchführung virtueller Versammlungen ermächtigt. Dieser Beschluss stellt keine Satzungsänderung dar, sodass mangels abweichender Satzungsregelung die einfache Mehrheit gemäß § 32 Absatz 1 Satz 3 BGB genügt. Die Ermächtigung kann sich auf einzelne oder auf sämtliche künftige Mitgliederversammlungen beziehen. Sie kann sich jedoch nicht auf die Versammlung beziehen, in der der Ermächtigungsbeschluss selbst gefasst wird.
Die beabsichtigte Beschlussfassung über die Ermächtigung muss ordnungsgemäß in der Tagesordnung angekündigt werden. Dabei sollten die entsprechenden Beschlüsse dokumentiert werden, um späteren Streitigkeiten vorzubeugen. Ergänzend empfiehlt sich der Erlass einer Versammlungsordnung, in der insbesondere die Verfahrensfragen der virtuellen Durchführung geregelt werden.
Auf der zweiten Stufe kann das Einberufungsorgan von der erteilten Ermächtigung Gebrauch machen und eine vollständig virtuelle Mitgliederversammlung einberufen. Hierzu ist es jedoch nicht verpflichtet. Die Entscheidung steht vielmehr im pflichtgemäß auszuübenden Ermessen des Einberufungsorgans. Aufgrund der im Vergleich zur Hybridversammlung deutlich stärkeren Abweichung vom gesetzlichen Leitbild der Präsenzversammlung unterliegt diese Ermessensentscheidung engeren Grenzen. Dabei ist jedoch zu berücksichtigen, dass der Gesetzgeber bewusst eine Erleichterung des Rückgriffs auf virtuelle Versammlungsformate herbeiführen wollte.
Für hybride und vollständig virtuelle Mitgliederversammlungen bestimmt § 32 Absatz 2 BGB, dass die Teilnahme und die Ausübung der Mitgliedschaftsrechte im Wege elektronischer Kommunikation erfolgen können. Dies ist für die Hybridversammlung nur insoweit von Bedeutung, als das Einberufungsorgan den virtuell teilnehmenden Mitgliedern tatsächlich eine Rechtsausübung ermöglicht.
Technische Voraussetzungen
Gemäß § 32 Absatz 2 Satz 3 BGB muss bei der Einberufung einer virtuellen oder hybriden Mitgliederversammlung angegeben werden, wie die Mitglieder ihre Rechte im Wege der elektronischen Kommunikation ausüben können. Dadurch soll den Mitgliedern insbesondere ermöglicht werden, sich gegebenenfalls erforderliche technische Mittel rechtzeitig zu beschaffen. Zunächst ist ein fristgerechter Hinweis auf das virtuelle bzw. hybride Format der Versammlung wesentlich. Bei vollständig virtuellen Versammlungen sind darüber hinaus die maßgeblichen System- und Softwareanforderungen anzugeben. Die personalisierten Zugangsdaten können entweder zusammen mit der Einladung oder gesondert übermittelt werden.
Bei Hybridversammlungen sind die bei Präsenzversammlungen üblichen Angaben, insbesondere zum Versammlungsort, mit den Informationen zur virtuellen Teilnahme zu kombinieren.
Technische Störungen
Inwieweit technische Störungen zur Nichtigkeit oder Anfechtbarkeit von Beschlüssen führen können, ist auch nach der Neufassung des § 32 Absatz 2 BGB gesetzlich nicht ausdrücklich geregelt. Bei der rechtlichen Bewertung der Folgen von technischen Störungen ist sicherlich nach der Größe des Vereins zu differenzieren. Großvereine können das Beschlussmängelrisiko regelmäßig dadurch minimieren, dass sie professionelle Dienstleister mit der technischen Durchführung beauftragen. Bei mittleren und kleinen Vereinen wird es hingegen regelmäßig ausreichen, eine nicht ersichtlich ungeeignete oder zuvor im Probelauf getestete Software einzusetzen, um zu vermeiden, dass entsprechend gefasste Beschlüsse vollständig unwirksam sind.
Mögliche Regelung in der Satzung
Unberührt von der Neuregelung bleibt die Möglichkeit, in der Satzung hybride oder virtuelle Mitgliederversammlungen ausdrücklich vorzusehen oder auszuschließen. In diesem Fall sind selbstverständlich die für Satzungsänderungen geltenden Mehrheitserfordernisse zu beachten.
Sieht die Satzung ausschließlich die virtuelle Durchführung von Mitgliederversammlungen vor, ist eine hybride Versammlung nach § 32 Absatz 2 Satz 1 BGB ausgeschlossen. Eine Abkehr hiervon ist nicht durch einen einfachen Mehrheitsbeschluss gemäß § 32 Absatz 2 BGB möglich, sondern erfordert eine formelle Satzungsänderung.
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