Viele gemeinnützige Vereine stehen vor der Frage, ob sie bestimmte Aufgaben selbst erledigen müssen oder ob diese auch von externen Dienstleistern übernommen werden können. Gerade bei Veranstaltungen, Bildungsangeboten oder organisatorischen Projekten fehlt häufig die erforderliche Zeit oder das notwendige Fachwissen innerhalb des Vereins. Das Gemeinnützigkeitsrecht trägt diesem Umstand Rechnung und erlaubt unter bestimmten Voraussetzungen die Einschaltung sogenannter Hilfspersonen.

Gesetzliche Grundlage

Nach § 57 Abs. 1 Satz 2 der Abgabenordnung können steuerbegünstigte Körperschaften ihre Satzungszwecke auch durch Dritte verwirklichen lassen. Voraussetzung ist, dass die beauftragte Person oder Organisation als Hilfsperson für den Verein tätig wird. Die Tätigkeit des Dritten wird dann steuerlich dem Verein zugerechnet, sodass die Verwirklichung der gemeinnützigen Zwecke weiterhin dem Verein zugutekommt. Als Hilfspersonen kommen sowohl Einzelpersonen als auch Unternehmen, Vereine oder andere juristische Personen in Betracht.

Welche Anforderungen müssen erfüllt sein?

Damit die Tätigkeit eines Dritten als Hilfspersonentätigkeit anerkannt wird, muss ein klarer Bezug zu den gemeinnützigen Zwecken des Vereins bestehen. Die beauftragte Leistung muss der Umsetzung der in der Satzung festgelegten Ziele dienen. Zudem sollte die Zusammenarbeit vertraglich geregelt werden, damit nachvollziehbar ist, welche Aufgaben übertragen wurden und welche Leistungen erwartet werden.

Wesentlich ist außerdem, dass der Verein die Durchführung der Maßnahme begleiten und überprüfen kann. Er muss gegenüber dem Finanzamt belegen können, dass die Tätigkeit tatsächlich im Interesse der gemeinnützigen Zweckverwirklichung erfolgt ist.

Vereinspraxis

Die Möglichkeit, Hilfspersonen einzusetzen, ist für viele Vereine von großer praktischer Bedeutung. So kann beispielsweise ein Kulturverein die Organisation eines Konzerts durch eine externe Agentur durchführen lassen oder ein Sportverein einen gewerblichen Anbieter mit der Durchführung einer Veranstaltung beauftragen. Entscheidend ist, dass die jeweilige Maßnahme den gemeinnützigen Satzungszwecken dient und im Auftrag des Vereins erfolgt.

Durch die Zusammenarbeit mit spezialisierten Dienstleistern können Vereine ihre Projekte professionell umsetzen und gleichzeitig ihre personellen Ressourcen schonen. Dies erleichtert insbesondere die Arbeit ehrenamtlich geführter Organisationen.

Nachweispflichten gegenüber dem Finanzamt

Die Beauftragung einer Hilfsperson sollte nicht nur auf dem Papier bestehen. Der Verein muss auch dokumentieren können, dass die vereinbarten Leistungen tatsächlich erbracht wurden. Eine sorgfältige Dokumentation der Zusammenarbeit sowie eine regelmäßige Kontrolle der ausgeführten Tätigkeiten sind daher empfehlenswert. Die Verantwortung für die Verwirklichung der gemeinnützigen Zwecke bleibt trotz der Einschaltung externer Dienstleister beim Verein selbst. Er sollte daher jederzeit nachvollziehen können, wie die beauftragten Leistungen erbracht werden.

Welche steuerlichen Folgen hat die Hilfspersonentätigkeit?

Die Tätigkeit als Hilfsperson führt grundsätzlich nicht dazu, dass die beauftragte Person oder Organisation selbst steuerbegünstigt wird. Die Gemeinnützigkeit des Vereins erstreckt sich nicht automatisch auf den Dienstleister. Die bloße Unterstützung eines gemeinnützigen Vereins reicht daher für eine eigene Steuerbegünstigung nicht aus.

Gemeinnützige Vereine dürfen Aufgaben an externe Dienstleister oder andere Organisationen übertragen, ohne ihre Gemeinnützigkeit zu gefährden. Voraussetzung ist, dass die Tätigkeit der Verwirklichung der satzungsmäßigen Zwecke dient, vertraglich geregelt ist und vom Verein kontrolliert werden kann.

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Die ordnungsgemäße Mittelverwendung ist Voraussetzung für die Anerkennung und den Erhalt der Gemeinnützigkeit eines Vereins. Deshalb sollten vor allem Vereinsvorstände die Vorgaben dazu kennen. So darf ein steuerbegünstigter Verein seine Mittel nicht zugunsten seiner Mitglieder verwenden. Gemäß § 55 Abs. 1 Nr. 1 Satz 2 AO dürfen Mitglieder weder Gewinnanteile noch sonstige Zuwendungen aus Mitteln des Vereins erhalten.

Allerdings liegt nicht jede Leistung an Mitglieder automatisch außerhalb der Gemeinnützigkeit. Unschädlich sind Leistungen, die im Rahmen der üblichen Vereinstätigkeit erbracht werden. Hierzu zählen beispielsweise die kostenlose Übersendung einer Vereinszeitschrift, die Teilnahme am Trainingsbetrieb eines Sportvereins oder sonstige satzungsgemäße Vereinsangebote. Erbringt der Verein hingegen gegenüber seinen Mitgliedern klar abgrenzbare Leistungen, muss hierfür grundsätzlich ein angemessenes Entgelt verlangt werden. Dies betrifft beispielsweise die Vermietung vereinseigener Wohnungen, die Überlassung von Fahrzeugen für private Zwecke oder sonstige wirtschaftlich verwertbare Leistungen. Eine Ausnahme kann gelten, wenn Mitglieder selbst steuerbegünstigte Körperschaften sind. Zuwendungen an solche Mitglieder sind unter den Voraussetzungen des § 58 Nr. 1 AO gemeinnützigkeitsrechtlich grundsätzlich zulässig und stehen der Steuerbegünstigung nicht entgegen.

Bestimmte geringfügige Zuwendungen können als sogenannte „Annehmlichkeiten” im Rahmen der Mitgliederbetreuung zulässig sein. Hierbei handelt es sich etwa um kleine Aufmerksamkeiten oder Ehrungen. In der steuerrechtlichen Literatur wird teilweise die lohnsteuerliche Freigrenze für Aufmerksamkeiten von 60 Euro als Orientierung herangezogen. Eine verbindliche Betragsgrenze hat die Finanzverwaltung jedoch bislang nicht festgelegt. Werden im Laufe eines Kalenderjahres mehrere Annehmlichkeiten gewährt, sind diese zusammenzurechnen.

Verbot unangemessener Vergütungen

Darüber hinaus dürfen Personen gemäß § 55 Abs. 1 Nr. 3 AO nicht durch Ausgaben, die dem Vereinszweck fremd sind, oder durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen begünstigt werden. Problematisch sein können:

• überhöhte Geschäftsführergehälter,
• unangemessene Aufwandsentschädigungen,
• überhöhte Sitzungsgelder,
• nicht gerechtfertigte Reisekostenvergütungen,
• Zahlungen für nicht benötigte Darlehen.

Dabei spielt es keine Rolle, ob die Mittel aus dem ideellen Bereich oder aus einem steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb stammen. Auch Überschüsse aus wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben sind nach Versteuerung grundsätzlich dem steuerbegünstigten Bereich zuzuführen und dürfen nicht zur Begünstigung einzelner Personen verwendet werden.

BFH zur Angemessenheit von Geschäftsführervergütungen

Mit Urteil vom 12. März 2020 (BFH, Urteil vom 12.03.2020 – V R 5/17) hat der Bundesfinanzhof wichtige Grundsätze zur Beurteilung überhöhter Vergütungen bei gemeinnützigen Körperschaften aufgestellt. Der BFH stellte klar, dass zur Feststellung einer Mittelfehlverwendung nach § 55 Abs. 1 Nr. 3 AO die Grundsätze der verdeckten Gewinnausschüttung heranzuziehen sind. Maßgeblich ist ein Fremdvergleich mit den Vergütungen, die für vergleichbare Tätigkeiten unter vergleichbaren Bedingungen gezahlt werden.

Wann droht der Verlust der Gemeinnützigkeit?

Nicht jeder Verstoß gegen gemeinnützigkeitsrechtliche Vorschriften führt automatisch zum Entzug der Gemeinnützigkeit. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat betont, dass kleinere oder einmalige Verstöße nicht zwangsläufig die Aberkennung des steuerbegünstigten Status rechtfertigen. Gleichzeitig stellte das Gericht klar, dass erhebliche Mittelfehlverwendungen schwerwiegende Konsequenzen haben können. Im entschiedenen Fall bewertete der BFH eine Mittelfehlverwendung von rund 10.000 Euro nicht mehr als geringfügig. Die Gemeinnützigkeit war daher zu versagen.

Besondere Risiken bestehen bei Verstößen gegen die Vorschriften über die Vermögensbindung. Gemäß § 63 Abs. 2 AO i. V. m. § 61 Abs. 3 AO kann eine nachträgliche Änderung der Satzungsregelungen zur Vermögensbindung dazu führen, dass die steuerlichen Voraussetzungen rückwirkend als nicht erfüllt gelten. In diesem Fall können Steuerbescheide für die vergangenen zehn Kalenderjahre geändert oder neu erlassen werden. Die Folge ist eine weitreichende Nachversteuerung, als wäre die Körperschaft während dieses Zeitraums nicht gemeinnützig gewesen.

Eine vergleichbare Problematik kann bei Umstrukturierungen und Ausgliederungen entstehen, insbesondere wenn gemeinnützige Mittel zur Finanzierung steuerpflichtiger Tätigkeiten verwendet werden, Verluste steuerpflichtiger Tochtergesellschaften ausgeglichen werden oder Vereinsvermögen nicht mehr ausschließlich steuerbegünstigten Zwecken dient.

Auch bei der Auflösung des Vereins ist darauf zu achten, dass das verbleibende Vermögen ausschließlich den in der Satzung vorgesehenen steuerbegünstigten Zwecken zugeführt wird.

Gemeinnützige Körperschaften sind grundsätzlich verpflichtet, ihre Mittel zeitnah für steuerbegünstigte Zwecke einzusetzen. Eine unzulässige Ansammlung von Mitteln kann ebenfalls zum Verlust steuerlicher Vergünstigungen führen. Allerdings räumt § 63 Abs. 4 AO der Finanzverwaltung die Möglichkeit ein, eine angemessene Frist zur nachträglichen Verwendung der Mittel zu setzen. Werden die angesammelten Mittel innerhalb dieser Frist ordnungsgemäß eingesetzt, gilt der Verstoß als geheilt und die tatsächliche Geschäftsführung wird weiterhin als ordnungsgemäß angesehen.

Die Vorschriften zur Mittelverwendung zählen zu den wichtigsten Anforderungen des Gemeinnützigkeitsrechts. Vereine müssen darauf achten, dass Mitglieder nicht unangemessen begünstigt werden, Vergütungen einem Fremdvergleich standhalten und Mittel ausschließlich für die steuerbegünstigten Zwecke eingesetzt werden. Verstöße können steuerliche Folgen nach sich ziehen. Eine regelmäßige Überprüfung der Geschäftsführung und der Satzungsregelungen ist daher sinnvoll.

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Gemeinnützige Vereine und andere steuerbegünstigte Körperschaften profitieren von erheblichen steuerlichen Vorteilen. Im Gegenzug verlangt das Gemeinnützigkeitsrecht jedoch, dass die vorhandenen Mittel grundsätzlich zeitnah für die steuerbegünstigten Satzungszwecke eingesetzt werden. Die sogenannte zeitnahe Mittelverwendung ist daher eine zentrale Anforderungen des Gemeinnützigkeitsrechts.

Der Grundsatz der zeitnahen Mittelverwendung

Gemäß § 55 Abs. 1 Nr. 5 AO müssen steuerbegünstigte Körperschaften ihre Mittel grundsätzlich zeitnah für ihre steuerbegünstigten, satzungsgemäßen Zwecke verwenden. Das Ziel dieser Regelung besteht darin, sicherzustellen, dass die vorhandenen Mittel tatsächlich der Verwirklichung des gemeinnützigen Zwecks zugutekommen und nicht dauerhaft angesammelt werden.

Als Mittelverwendung gilt dabei nicht nur die unmittelbare Finanzierung von Projekten oder laufenden Vereinsaktivitäten. Auch die Anschaffung oder Herstellung von Vermögensgegenständen, die den Satzungszwecken dienen, stellt eine zulässige Mittelverwendung dar. Dies betrifft zum Beispiel Vereinsgebäude, Sportanlagen, technische Ausstattungen oder andere Wirtschaftsgüter, die für gemeinnützige Aufgaben benötigt werden.

Die Mittel müssen spätestens innerhalb der zwei auf den Zufluss folgenden Kalender- oder Wirtschaftsjahre für die steuerbegünstigten Zwecke eingesetzt werden.

Zulässige Rücklagen

Der Gesetzgeber erkennt an, dass Vereine und andere steuerbegünstigte Körperschaften häufig langfristig planen und größere Investitionen vorbereiten müssen. Deshalb sieht § 62 AO Ausnahmen vom Grundsatz der zeitnahen Mittelverwendung vor.

So dürfen gemäß § 62 Abs. 1 Nr. 1 AO Mittel einer sog. gebundenen Rücklage zugeführt werden, wenn dies erforderlich ist, um die steuerbegünstigten Satzungszwecke nachhaltig erfüllen zu können. Voraussetzung ist, dass zum Zeitpunkt der Rücklagenbildung eine konkrete Planung vorliegt, die den zukünftigen Mittelbedarf nachvollziehbar begründet. Auf diese Weise können beispielsweise Mittel für den Erwerb eines Vereinsheims, umfangreiche Sanierungsmaßnahmen oder größere Investitionsvorhaben angespart werden.

Darüber hinaus sieht § 62 Abs. 1 Nr. 3 AO die Bildung einer freien Rücklage vor. Eine steuerbegünstigte Körperschaft darf danach bis zu einem Drittel des Überschusses aus der Vermögensverwaltung sowie zusätzlich bis zu zehn Prozent der nach § 55 Abs. 1 Nr. 5 AO zeitnah zu verwendenden Mittel der freien Rücklage zuführen. Wird der zulässige Höchstbetrag nicht vollständig ausgeschöpft, kann die Rücklagenbildung innerhalb der beiden folgenden Jahre nachgeholt werden.

Die Bildung einer Wiederbeschaffungsrücklage ist zulässig. Sie dient der Finanzierung von Ersatzbeschaffungen. Die Höhe der Rücklage orientiert sich an den Abschreibungen des jeweiligen Wirtschaftsguts. Bei Nachweis eines höheren Mittelbedarfs sind auch höhere Zuführungen zulässig.

Dokumentation der Mittelverwendung

Die Einhaltung der Vorschriften zur zeitnahen Mittelverwendung muss gegenüber der Finanzverwaltung nachvollziehbar dokumentiert werden. Die erforderlichen Nachweise können sich aus dem Rechnungswesen, dem Jahresabschluss oder einer gesonderten steuerlichen Nebenrechnung ergeben. In der Praxis wird hierfür häufig eine Mittelverwendungsrechnung erstellt. Sie dient dazu, die Herkunft und Verwendung der Mittel sowie die Entwicklung gebildeter Rücklagen transparent darzustellen. Die Mittelverwendungsrechnung sollte jährlich erstellt werden, um den Nachweis gegenüber dem Finanzamt führen zu können. Eine sorgfältige Dokumentation ist von erheblicher Bedeutung, da Verstöße gegen die Vorschriften zur Mittelverwendung die Gemeinnützigkeit gefährden können.

Erleichterungen für kleinere Vereine

Das Jahressteuergesetz 2020 hat die Verpflichtung zur zeitnahen Mittelverwendung für steuerbegünstigte Körperschaften mit jährlichen Einnahmen bis 45.000 Euro aufgehoben. Die Regelung gilt seit dem 1. Januar 2020 und soll den bürokratischen Aufwand für die betroffenen Vereine und die Finanzverwaltung verringern.

Für diese Körperschaften besteht damit keine Verpflichtung mehr, die Mittel innerhalb der gesetzlichen Frist von zwei Jahren einzusetzen. Gleichwohl müssen weiterhin die allgemeinen Voraussetzungen der Gemeinnützigkeit erfüllt werden.

 

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Der besondere Vertreter nach § 30 BGB kann für die Organisation eines Vereins ein wichtiges Instrument sein. In der Praxis stellen sich dabei vor allem Fragen zur Bestellung und zur Beendigung des Amts.

Wer ist zuständig für die Bestellung?

Die Bestellung eines besonderen Vertreters setzt zunächst voraus, dass die Satzung diese Möglichkeit vorsieht. Trifft die Satzung darüber hinaus keine weiteren Regelungen, richtet sich die Zuständigkeit nach den allgemeinen Grundsätzen des Vereinsrechts.

In diesem Fall ist regelmäßig die Mitgliederversammlung zuständig.[1] Dies entspricht der Stellung der Mitgliederversammlung als oberstes Willensbildungsorgan des Vereins und ihrer Rolle bei grundlegenden Personalentscheidungen.

Die Satzung kann hiervon jedoch abweichen. Es ist zulässig, die Bestellung einem anderen Vereinsorgan zuzuweisen, etwa dem Vorstand oder einem besonderen Gremium. Ebenso kann vorgesehen werden, dass die Mitgliederversammlung ihre Zuständigkeit ganz oder teilweise überträgt.

Entscheidend ist, dass die Zuständigkeit klar geregelt ist. Unklare oder lückenhafte Satzungsbestimmungen können zur Angreifbarkeit von Beschlüssen und zu Unsicherheiten führen.

Bestellung

Macht das zuständige Organ von der Möglichkeit Gebrauch, einen besonderen Vertreter zu bestellen, bedarf es eines klaren und eindeutigen Beschlusses.

Dabei müssen insbesondere festgelegt werden:

• die Person des besonderen Vertreters
• der ihm zugewiesene Aufgabenbereich
• der Umfang seiner Vertretungsmacht

Diese Punkte sind nicht nur für die interne Organisation relevant, sondern auch für die Eintragung im Vereinsregister von Bedeutung. Die Regelungen müssen daher so bestimmt sein, dass sie nach außen nachvollziehbar sind.

Soweit die Satzung diese Aspekte nicht bereits konkret regelt, müssen sie im Bestellungsbeschluss selbst enthalten sein. Wie bei der Bestellung von Vorstandsmitgliedern setzt auch die Berufung zum besonderen Vertreter voraus, dass die betroffene Person das Amt annimmt.

Verhältnis zum Vorstand

Wird kein besonderer Vertreter bestellt, bleibt der Vorstand weiterhin berechtigt, die entsprechenden Aufgaben wahrzunehmen. Dies gilt auch dann, wenn die Satzung grundsätzlich vorsieht, dass bestimmte Aufgaben einem besonderen Vertreter übertragen werden können. Der Vorstand ist daher in der Praxis handlungsfähig, auch wenn eine entsprechende Position nicht besetzt ist.

Amtszeit und Beendigung des Amtes

Das Bürgerliche Gesetzbuch enthält keine ausdrücklichen Regelungen zur Amtszeit oder zur Abberufung besonderer Vertreter. Die Ausgestaltung ist daher weitgehend der Satzung überlassen. Dabei kann die Satzung eine feste Amtszeit vorsehen oder das Amt auf unbestimmte Zeit übertragen. Ebenso kann sie Regelungen zur Abberufung treffen, etwa unter bestimmten Voraussetzungen oder durch ein bestimmtes Vereinsorgan.

Unabhängig davon endet das Amt regelmäßig durch typische Beendigungstatbestände. Dazu gehören insbesondere der Tod, der Verlust der Geschäftsfähigkeit, die Abberufung sowie die Amtsniederlegung.

Abberufung in der Praxis

Die Entscheidung über die Abberufung trifft grundsätzlich dasjenige Organ, das auch für die Bestellung zuständig ist. Es empfiehlt sich, die Voraussetzungen und das Verfahren der Abberufung in der Satzung klar zu regeln. Dies schafft Rechtssicherheit und vermeidet Konflikte innerhalb des Vereins.

Bedeutung klarer Satzungsregelungen

Die Bestellung und Abberufung besonderer Vertreter bietet dem Verein erhebliche Gestaltungsspielräume. Gerade deshalb kommt der Satzung eine zentrale Bedeutung zu. Klare Regelungen zu Zuständigkeit, Aufgabenbereich und Amtsdauer tragen dazu bei, die Organisation des Vereins transparent und rechtssicher zu gestalten. Sie erleichtern zudem die praktische Umsetzung und vermeiden spätere Streitigkeiten. Die Bestellung eines besonderen Vertreters erfordert einen klaren Beschluss auf Grundlage der Satzung. Zuständigkeit, Aufgabenbereich und Vertretungsmacht sollten eindeutig festgelegt werden.

[1] MüKoBGB/Leuschner BGB § 30 Rn. 8

 

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Die Geschäftsführung eines Vereins liegt grundsätzlich beim Vorstand. Gerade bei größeren Vereinen mit einer hohen Mitgliederzahl oder einer überregionalen Struktur kann es jedoch sinnvoll sein, die Aufgaben des Vorstands auf mehrere Schultern zu verteilen. Ein besonderer Vertreter im Verein nach § 30 BGB stellt dabei eine Möglichkeit dar.

Funktion und praktische Bedeutung

Die Bestellung eines besonderen Vertreters ermöglicht es, bestimmte Aufgabenbereiche auszugliedern und auf eine eigenständig vertretungsberechtigte Person zu übertragen. Dies dient insbesondere der Entlastung des Vorstands und schafft zugleich die Möglichkeit, Verantwortlichkeiten klar zu strukturieren. Gleichzeitig kann so sichergestellt werden, dass sich der Vorstand stärker auf grundlegende Leitungsentscheidungen konzentrieren kann.

In der Praxis spielt zudem der Aspekt der Kontinuität eine Rolle. Gerade bei ehrenamtlich tätigen Vorständen kann ein besonderer Vertreter dazu beitragen, dauerhaftes Know-how im Verein zu sichern und bestimmte Aufgaben unabhängig von Wahlperioden fortzuführen.

Gesetzliche Grundlage

Die rechtliche Grundlage für den besonderen Vertreter findet sich in § 30 BGB. Danach kann der Verein für bestimmte Geschäfte besondere Vertreter bestellen. Deren Vertretungsmacht erstreckt sich im Zweifel auf alle Rechtsgeschäfte, die der ihnen zugewiesene Aufgabenbereich gewöhnlich mit sich bringt.

Der besondere Vertreter handelt somit innerhalb seines Zuständigkeitsbereichs eigenständig für den Verein. Anders als ein bloßer Bevollmächtigter ist er nicht nur Hilfsperson, sondern organisatorisch in die Vereinsstruktur eingebunden und wird in das Vereinsregister eingetragen.

Abgrenzung rechtsgeschäftliche Vollmacht

Die Möglichkeit, Dritte zur Vertretung zu bevollmächtigen, besteht für Vereine unabhängig von § 30 BGB. Ein solcher Bevollmächtigter handelt jedoch auf Grundlage einer vom Vorstand erteilten Vollmacht und bleibt damit rechtlich in dessen Verantwortungsbereich eingebunden.

Der besondere Vertreter unterscheidet sich hiervon grundlegend. Seine Stellung beruht nicht auf einer einzelnen Vollmacht, sondern auf einer strukturellen Einbindung in den Verein. Er nimmt eine eigenständige Funktion wahr, die zwischen dem umfassend zuständigen Vorstand und dem lediglich bevollmächtigten Vertreter einzuordnen ist.

Organstellung des besonderen Vertreters

Der besondere Vertreter ist innerhalb seines Aufgabenbereichs Organ des Vereins. Gleichwohl ist er nicht Teil des Vorstands. Die für Vorstandsmitglieder geltenden Vorschriften finden daher grundsätzlich keine unmittelbare Anwendung. Seine Rechtsstellung ergibt sich aus der Satzung des Vereins sowie aus dem jeweiligen Bestellungsakt. Maßgeblich ist dabei der konkret zugewiesene Aufgabenbereich, der auch den Umfang seiner Vertretungsmacht bestimmt.

Haftung des Vereins

Der Verein haftet nach § 31 BGB für Fehler seiner Organe, also vor allem des Vorstands, aber auch eines besonderen Vertreters. Das bedeutet konkret, macht ein besonderer Vertreter in seinem Aufgabenbereich einen Fehler und entsteht dadurch ein Schaden, muss der Verein dafür einstehen. Wichtig für die Praxis ist, wer im Verein eigenständig Aufgaben übernimmt und Entscheidungen trifft, kann rechtlich dem Verein zugerechnet werden.

Satzungsgrundlage als Voraussetzung

Von zentraler Bedeutung ist, dass die Bestellung eines besonderen Vertreters eine entsprechende Grundlage in der Satzung erfordert. Ohne eine solche Regelung ist die Einrichtung dieses Organs nicht möglich.[1]

Das Gesetz überlässt es aber der Vereinsautonomie, ob und in welchem Umfang überhaupt besondere Vertreter vorgesehen werden. Zwingend vorgeschrieben ist allein die Bestellung eines Vorstands nach § 26 BGB. Die Entscheidung über zusätzliche Strukturen gehört dagegen zum Kernbereich der vereinsinternen Gestaltungsfreiheit.

Keine Verpflichtung zur Bestellung

Auch wenn die Einrichtung eines besonderen Vertreters in vielen Fällen sinnvoll sein kann, besteht damit keine rechtliche Verpflichtung hierzu. Der Verein ist lediglich gehalten, seine Organisation so zu gestalten, dass seine Aufgaben ordnungsgemäß erfüllt werden können.

Satzung

Hinsichtlich der konkreten Ausgestaltung der Satzungsregelung besteht ein gewisser Gestaltungsspielraum. Nach herrschender Meinung ist es nicht erforderlich, die Aufgaben des besonderen Vertreters im Detail festzulegen. Es genügt, wenn sich aus der Satzung ergibt, dass die Bestellung eines besonderen Vertreters grundsätzlich möglich ist. Die konkrete Ausgestaltung kann durch das zuständige Vereinsorgan erfolgen.

Diese Flexibilität ermöglicht es, die Organisationsstruktur des Vereins bei Bedarf anzupassen, ohne dass jede Änderung eine Satzungsänderung erforderlich macht.

Einordnung

Der besondere Vertreter stellt ein praxisnahes Instrument für eine sinnvolle Verteilung von Aufgaben dar und trägt dazu bei, die Handlungsfähigkeit des Vereins langfristig zu sichern.

Ob und in welcher Form von dieser Möglichkeit Gebrauch gemacht wird, hängt maßgeblich von der Größe, Struktur und den konkreten Bedürfnissen des jeweiligen Vereins ab. Eine sorgfältige rechtliche Gestaltung, insbesondere im Hinblick auf die Satzung, ist dabei von besonderer Bedeutung.

[1] BAG NJW 1997, 3261 (3262)

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Der Vorstand ist das zentrale Leitungsorgan des Vereins. Ihm obliegt nicht nur die Vertretung des Vereins nach außen, sondern vor allem auch die Geschäftsführung. Die Aufgaben des Vorstands im Verein bestimmen sich dabei nach dem Gesetz, der Satzung und der konkreten Struktur des jeweiligen Vereins. Gerade im Vereinsrecht stellt sich häufig die Frage, wie weit die Geschäftsführungsbefugnis des Vorstands reicht und in welchem Verhältnis sie zu seiner Vertretungsmacht steht.

Geschäftsführung des Vorstands

Aus § 27 Abs. 3 BGB ergibt sich, dass dem Vorstand grundsätzlich die eigenverantwortliche Führung der Geschäfte des Vereins obliegt.[i] Die Geschäftsführung ist nicht nur ein Recht, sondern zugleich auch eine Pflicht. Der Vorstand hat die Vereinsangelegenheiten daher selbstständig, pflichtgemäß und am Vereinszweck orientiert zu führen.

Unter Geschäftsführung ist jede Tätigkeit zu verstehen, die auf die Förderung des Vereins und seiner Zwecke gerichtet ist. Dabei kommt es nicht darauf an, ob es sich um tatsächliche Maßnahmen oder um rechtsgeschäftliches Handeln handelt. Zur Geschäftsführung zählen damit etwa organisatorische Entscheidungen, Verwaltungsmaßnahmen, finanzielle Dispositionen, aber auch der Abschluss von Verträgen oder sonstige rechtliche Erklärungen. Weil jede im Außenverhältnis vorgenommene Vertretungshandlung regelmäßig zugleich der Verwirklichung von Vereinszwecken dient, ist sie begrifflich regelmäßig auch eine Maßnahme der Geschäftsführung.

Der konkrete Umfang der Vorstandspflichten hängt maßgeblich von Größe, Struktur und Zweck des Vereins ab. Während in kleineren Vereinen häufig eine überschaubare Verwaltung im Vordergrund steht, können in größeren oder wirtschaftlich bedeutsameren Vereinen deutlich weitergehende Organisations-, Überwachungs- und Entscheidungsaufgaben bestehen. Maßstab bleibt stets, was nach Art des Vereins zur ordnungsgemäßen Geschäftsführung erforderlich ist.

Grenzen der Geschäftsführungszuständigkeit

Nicht sämtliche Vereinsangelegenheiten fallen in den Geschäftsführungsbereich des Vorstands. Ausgenommen sind zunächst diejenigen Geschäfte, die durch Gesetz oder Satzung ausdrücklich einem anderen Vereinsorgan zugewiesen sind, insbesondere der Mitgliederversammlung.[1] Hinzu kommen die sogenannten Grundlagengeschäfte. Dabei handelt es sich um Entscheidungen, die die Verfassung des Vereins oder das Mitgliedschaftsverhältnis in seinem Kern betreffen und deshalb nicht der laufenden Geschäftsführung zuzurechnen sind.

Der Vorstand darf daher nicht in Bereiche eingreifen, für die nach der vereinsrechtlichen Ordnung ein anderes Organ zuständig ist. Die Leitungsbefugnis ist begrenzt, sofern das Gesetz, die Satzung oder die vereinsinterne Kompetenzverteilung eine Entscheidung anderer Stellen verlangen.

Vertretungs- und Geschäftsführungsbefugnis

Im Grundsatz ist von einem Gleichlauf zwischen Vertretungs- und Geschäftsführungsbefugnis auszugehen. Danach gilt regelmäßig: Was die Satzung einem Vorstandsmitglied im Außenverhältnis ausdrücklich erlaubt, kann im Innenverhältnis grundsätzlich nicht wieder entzogen sein. Hintergrund ist die Annahme, dass die Satzung dem Vorstandsmitglied nicht einerseits eine wirksame Vertretungsmacht gegenüber Dritten einräumen, ihm andererseits aber die Vornahme der entsprechenden Handlung im Verhältnis zum Verein untersagen will.

Bei mehrgliedrigen Vorständen bedeutet dies: Gestaltet die Satzung die Geschäftsführung nicht abweichend von der Vertretungsregelung, entspricht der Umfang der Geschäftsführungsbefugnis grundsätzlich dem Umfang der Vertretungsmacht und umgekehrt. Wird einem Vorstandsmitglied etwa Einzelvertretungsmacht eingeräumt, spricht dies regelmäßig dafür, dass es auch im Innenverhältnis befugt sein soll, die mit dieser Vertretung verbundenen Handlungen ohne vorherige Zustimmung der übrigen Vorstandsmitglieder vorzunehmen.

Gilt dagegen die gesetzliche Auffangregelung der gemeinschaftlichen beziehungsweise mehrheitlichen Vertretung, so spricht dies grundsätzlich auch für ein entsprechendes Mehrheitsprinzip in der Geschäftsführung.

Möglichkeiten der Einschränkung

Dieser Gleichlauf ist allerdings nicht zwingend. Er kann durch die Satzung durchbrochen werden. Dann kann die Geschäftsführungsbefugnis hinter der Vertretungsbefugnis zurückbleiben. Das hat zur Folge, dass ein Handeln im Außenverhältnis zwar wirksam sein kann, im Innenverhältnis aber eine pflichtwidrige Geschäftsführungsmaßnahme darstellt.

Denkbar ist etwa, dass bestimmte Maßnahmen zwar von einem vertretungsberechtigten Vorstandsmitglied wirksam nach außen vorgenommen werden können, intern aber die vorherige Zustimmung des Gesamtvorstands oder eines weiteren Organs erforderlich ist.

Auch Aufgabenzuweisungen innerhalb des Vorstands können die Geschäftsführungsbefugnis begrenzen. Dies gilt vor allem bei einer klaren Ressortverteilung. Die bloße Bezeichnung von Vorstandsämtern, etwa als „Schatzmeister“, „Schriftführer“ oder ähnlich, genügt hierfür regelmäßig noch nicht. Solche Funktionsbezeichnungen lassen häufig nicht mit der erforderlichen Klarheit erkennen, welche konkreten Entscheidungsbefugnisse damit verbunden sein sollen. Deshalb sollte die Satzung oder eine Geschäftsordnung dazu eindeutige Regelungen treffen.

Übertragung auf andere Gremien

Ebenfalls ist denkbar, dem Vorstand die Geschäftsführungsbefugnis ganz oder teilweise zu entziehen und auf ein anderes Gremium zu übertragen, etwa auf einen erweiterten Vorstand. Voraussetzung ist eine entsprechend Satzungsregelung. Auch in diesem Fall bleibt zu prüfen, welche Kompetenzen dem Vorstand noch verbleiben und in welchem Umfang andere Organe an der laufenden Leitung des Vereins beteiligt werden sollen. In der Vereinspraxis zeigt sich hier die Bedeutung einer präzisen Satzungsgestaltung. Unklare Regelungen führen nicht selten zu Kompetenzkonflikten innerhalb des Vereins.

Vorlagepflicht gegenüber der Mitgliederversammlung

Der Vorstand ist zwar grundsätzlich zur eigenverantwortlichen Führung der Vereinsgeschäfte berufen. Diese Eigenverantwortung findet ihre Grenze dort, wo nicht mehr nur Maßnahmen der laufenden Geschäftsführung behandelt werden, sondern Entscheidungen von grundsätzlicher Bedeutung für den Verein. Betrifft eine beabsichtigte Maßnahme die innere Ordnung des Vereins, seine grundlegende Ausrichtung oder die Gesamtheit der Mitglieder, ist nicht mehr der Vorstand entscheidungsbefugt, sondern die Mitgliederversammlung.

[1] Baumann in Baumann/Sikora, Hand- und Formularbuch des Vereinsrechts, 4. Aufl., § 8, Rn. 202

[i] Soergel/Hadding/Riesenhuber BGB § 26 Rn. 10

 

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Wenn es einer Minderheit von Vereinsmitgliedern nicht gelingt, auf vereinsinternem Weg die Einberufung einer Mitgliederversammlung zu erreichen, kann die Minderheit beim zuständigen Amtsgericht beantragen, sie zur Einberufung der Mitgliederversammlung zu ermächtigen (Minderheitenrecht an das Gericht). Dieses gerichtliche Verfahren dient also dazu, das Minderheitenrecht aus § 37 BGB durchsetzbar zu machen, wenn der Vorstand einem berechtigten Verlangen nicht nachkommt.

Zuständiges Gericht

Für den Antrag ist das Amtsgericht zuständig, das auch das Vereinsregister für den betreffenden Verein führt. Das Verfahren richtet sich nach den Vorschriften des Gesetzes über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit (FamFG). Der Antrag kann schriftlich eingereicht oder zu Protokoll der Geschäftsstelle des Amtsgerichts erklärt werden (§ 25 FamFG).

Der Antrag kann sich auch darauf beschränken, die Minderheit zu ermächtigen, zu einer bereits vom Vorstand einberufenen Mitgliederversammlung einen zusätzlichen Tagesordnungspunkt anzukündigen.

Anhörung des Vereinsvorstands

Bevor das Gericht über den Antrag entscheidet, muss es grundsätzlich dem Vorstand des Vereins Gelegenheit zur Stellungnahme geben. Nach § 37 Abs. 2 FamFG ist der Vorstand vorher anzuhören, soweit dies möglich ist (Grundsatz des rechtlichen Gehörs). Die Anhörung darf nur dann unterbleiben, wenn sie aus Gründen unmöglich ist, die in der Sphäre des Vorstands liegen, wenn dieser zum Beispiel nicht erreichbar ist.

Ist nicht der Vorstand, sondern ein anderes Organ nach der Satzung für die Einberufung der Mitgliederversammlung zuständig, muss das Gericht dieses Organ anhören.

Prüfung der Voraussetzungen durch das Gericht

Das Gericht prüft, ob die gesetzlichen Voraussetzungen für die gerichtliche Ermächtigung vorliegen.[1] Hierzu gehört zunächst, dass die Antragsteller zuvor innerhalb des Vereins vergeblich versucht haben, eine Mitgliederversammlung einzuberufen. Dieses Verlangen muss schriftlich erfolgt sein und Zweck sowie Gründe der Versammlung enthalten.

Weiter prüft das Gericht, ob die Antragsteller die erforderliche Mindestzahl von Mitgliedern darstellen. Maßgeblich ist die in der Satzung vorgesehene Quote. Enthält die Satzung keine Regelung, gilt die gesetzliche Grenze von einem Zehntel der Mitglieder (§ 37 BGB). Die erforderliche Mitgliederzahl muss auch im Zeitpunkt der gerichtlichen Entscheidung noch erreicht sein.

Feststellung der Mitgliederzahl

Zur Prüfung der Minderheitenquote muss das Gericht die aktuelle Mitgliederzahl des Vereins ermitteln. Diese Information kann der Rechtspfleger beispielsweise durch eine entsprechende Bescheinigung des Vorstands erhalten (§ 72 BGB). Alternativ können auch andere Ermittlungen erfolgen, etwa durch die Befragung von Vereinsverantwortlichen wie dem Kassierer.

Kommt der Vorstand seiner Mitwirkungspflicht nicht nach, kann das Gericht ihn durch Zwangsgeld zur Vorlage der erforderlichen Angaben anhalten.

Rechtsschutzbedürfnis

Das Gericht prüft außerdem, ob ein Rechtsschutzbedürfnis für den Antrag besteht. Daran fehlt es insbesondere dann, wenn das Minderheitenverlangen offensichtlich gesetz- oder satzungswidrig ist. Dies kann etwa der Fall sein, wenn die von der Minderheit angestrebten Beschlüsse von vornherein unwirksam wären.[2] Der Antrag kann auch dann unbegründet sein, wenn ohnehin in Kürze eine ordentliche Mitgliederversammlung stattfindet und der Vorstand nachweist, dass die von der Minderheit gewünschten Themen bereits auf die Tagesordnung gesetzt wurden.

Ebenso wird der Antrag abgelehnt, wenn über den gewünschten Gegenstand nicht die Mitgliederversammlung, sondern ein anderes Vereinsorgan zu entscheiden hat.

Hat der Vorstand zwar eine Mitgliederversammlung einberufen, diese aber auf einen so weit entfernten Termin gelegt, dass dies faktisch einer Verweigerung gleichkommt, kann das Gericht die Minderheit zur Einberufung einer früheren Versammlung ermächtigen.

Insolvenzverfahren

Die gerichtliche Ermächtigung kann auch nach Eröffnung des Insolvenzverfahrens über das Vermögen des Vereins noch erteilt werden. Voraussetzung ist, dass die Mitgliederversammlung über den betreffenden Gegenstand noch wirksam beschließen kann. Dies kann beispielsweise Fragen zum Weiterbestehen des Vereins oder zu Satzungsänderungen betreffen.

Entscheidung des Gerichts

Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, muss das Gericht dem Antrag stattgeben. Es handelt sich hierbei nicht um eine Ermessensentscheidung. Das Gericht ermächtigt dann die Antragsteller, eine Mitgliederversammlung mit einer bestimmten Tagesordnung einzuberufen. Darüber hinaus kann das Gericht auch Bestimmungen über die Leitung der Versammlung treffen (§ 37 Abs. 2 BGB). Dies kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn zwischen Vorstand und Minderheit erhebliche Konflikte bestehen.

Wirksamkeit der gerichtlichen Ermächtigung

Die gerichtliche Ermächtigung wird mit der Bekanntgabe der Entscheidung an die Antragsteller wirksam (§ 41 Abs. 1 Satz 1 FamFG). Eine förmliche Zustellung an den Verein ist grundsätzlich nicht erforderlich. Eine Zustellung an die Antragsteller erfolgt dann, wenn das Gericht ihrem Antrag nicht vollständig entspricht (§ 41 Abs. 1 Satz 2 FamFG).[3]

[1] OLGZ 1973, 137 (139)

[2] OLG Stuttgart OLGR 2009, 100 (AG)

[3] NJW 1971, 2179

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Das Vereinsrecht sieht vor, dass nicht nur der Vorstand die Mitgliederversammlung einberufen kann. Auch eine Minderheit der Vereinsmitglieder hat das Recht, die Einberufung einer Mitgliederversammlung zu verlangen, sog. Minderheitenrecht. Es ermöglicht Mitgliedern, eine Mitgliederversammlung auch dann zu erzwingen, wenn der Vorstand hierzu nicht bereit ist.

Gesetzliche Grundlage

Das Minderheitenrecht ist in § 37 BGB geregelt. Danach kann ein Teil der Vereinsmitglieder verlangen, dass eine Mitgliederversammlung einberufen wird. Kommt der Vorstand diesem Verlangen nicht nach, kann die Minderheit sogar gerichtlich ermächtigt werden, die Versammlung selbst einzuberufen.

Das Gesetz sieht grundsätzlich vor, dass mindestens ein Zehntel der Mitglieder dieses Recht ausüben kann. Es verhindert, dass der Vorstand die Einberufung einer Mitgliederversammlung blockiert und damit wichtige Entscheidungen verzögert oder verhindert.

Das Minderheitenrecht darf in der Satzung nicht ausgeschlossen werden; auch nicht für nicht stimmberechtigte Mitglieder[1].  

Gestaltungsmöglichkeiten in der Vereinssatzung

Die Satzung eines Vereins kann bestimmen, welcher Anteil der Mitglieder das Minderheitenrecht ausüben darf. Dabei bestehen gewisse Gestaltungsspielräume:

Die Satzung kann einen geringeren Anteil als ein Zehntel festlegen, etwa ein Zwanzigstel der Mitglieder. Sie kann auch einen höheren Anteil bestimmen. Allerdings gibt es hierbei rechtliche Grenzen. Der Anteil darf nicht so hoch festgesetzt werden, dass das Minderheitenrecht faktisch nicht mehr ausgeübt werden kann[2]. Insbesondere bei großen Vereinen mit bundesweiter Mitgliederstruktur kann eine deutliche Überschreitung des gesetzlichen Bruchteils problematisch und damit unwirksam sein.

Darüber hinaus muss gewährleistet sein, dass es sich weiterhin um eine Minderheit der Mitglieder handelt. Eine Regelung, die faktisch eine Mehrheit verlangt, wäre unzulässig.

Prozentuale Regelung

In der Praxis empfiehlt es sich, das Minderheitenrecht in der Satzung prozentual zu formulieren. Eine feste Mitgliederzahl kann problematisch sein. Hat ein Verein bei seiner Gründung beispielsweise 70 Mitglieder und die Satzung bestimmt, dass sieben Mitglieder eine Mitgliederversammlung verlangen können, stellt dies zunächst eine Minderheit dar. Sinkt die Mitgliederzahl jedoch später auf zehn Mitglieder, würden sieben Mitglieder eine deutliche Mehrheit ausmachen.

Welche Mitglieder zählen für die Minderheit?

Für die Berechnung der erforderlichen Minderheit ist entscheidend, wie viele Mitglieder der Verein zum Zeitpunkt des Zugangs des Verlangens hat. Dabei zählen grundsätzlich alle Mitglieder mit, die das Recht haben, an der Mitgliederversammlung teilzunehmen. Dies gilt auch für Mitglieder ohne Stimmrecht. Auch diese können das Minderheitenverlangen unterstützen.

Bestehen Streitigkeiten über die tatsächliche Mitgliederzahl, muss im Zweifel der Verein darlegen und beweisen, wie viele Mitglieder er hat.

Das Verlangen gegenüber dem Vorstand

Wenn die Minderheit eine Mitgliederversammlung erzwingen möchte, muss sie ihr Verlangen zunächst innerhalb des Vereins geltend machen. Adressat ist grundsätzlich das Organ, das nach der Satzung für die Einberufung der Mitgliederversammlung zuständig ist, in der Regel ist das der Vorstand.

In manchen Vereinen sieht die Satzung jedoch ein anderes Einberufungsorgan vor. In solchen Fällen empfiehlt es sich aus praktischen Gründen, das Minderheitenverlangen sowohl an den Vorstand als auch an das satzungsmäßige Einberufungsorgan zu richten, um formale Streitigkeiten zu vermeiden.

Nach § 26 Abs. 2 Satz 2 BGB genügt es regelmäßig, wenn der Antrag einem Vorstandsmitglied zugeht.

Form des Minderheitenverlangens

Das Gesetz verlangt grundsätzlich die Schriftform für das Minderheitenverlangen. Möglich ist auch die elektronische Form nach § 126a BGB. Eine E-Mail genügt nach überwiegender Ansicht nicht, wenn die Satzung nichts anderes vorsieht. Die Satzung kann allerdings eine weniger strenge Form zulassen, etwa die einfache Textform.

Gemeinsamer oder einzelner Antrag der Mitglieder

Die Mitglieder können das Minderheitenverlangen auf unterschiedliche Weise erklären:

• durch ein gemeinsam unterzeichnetes Schriftstück
• durch mehrere Einzelanträge
• durch Bevollmächtigte

Gerade bei größeren Vereinen hat sich in der Praxis folgendes Vorgehen bewährt: Ein Mitglied formuliert den Antrag auf Einberufung der Mitgliederversammlung und lässt ihn von den übrigen unterstützenden Mitgliedern unterschreiben. Gleichzeitig wird diesem Mitglied eine Vollmacht erteilt. Der Vorstand kann verlangen, dass die Vollmachten nachgewiesen werden.

Inhalt des Minderheitenantrags

Damit das Minderheitenverlangen wirksam ist, muss es bestimmte Mindestangaben enthalten, die sich aus § 37 BGB ergeben. Aus dem Antrag muss zunächst klar hervorgehen, welchen Zweck die Mitgliederversammlung haben soll, also worüber die Versammlung beschließen soll[3]. In der Praxis empfiehlt es sich, die betreffenden Angelegenheiten unmittelbar als Tagesordnungspunkte zu formulieren. Darüber hinaus müssen auch die Gründe für die Einberufung angegeben werden. Die Mitglieder müssen also darlegen, weshalb eine Beschlussfassung der Mitgliederversammlung zu den genannten Punkten erforderlich ist. Nur in Ausnahmefällen können sich die Gründe bereits aus dem Zweck der beantragten Versammlung ergeben. Auf solche Ausnahmefälle sollte sich die Minderheit jedoch nicht verlassen.

Aufnahme eines Tagesordnungspunktes

Das Minderheitenrecht kann auch genutzt werden, wenn der Vorstand zwar bereit ist, eine Mitgliederversammlung einzuberufen, sich aber weigert, einen bestimmten Punkt auf die Tagesordnung zu setzen.

In diesem Fall kann die Minderheit verlangen, dass genau dieser Punkt in die Tagesordnung aufgenommen wird. Auch hierfür gelten die gleichen Anforderungen an Form und Inhalt des Antrags.

Ablehnung durch den Vorstand

Ob der Vorstand einen Minderheitenantrag ablehnen darf, wenn er ihn für unbegründet hält, ist rechtlich umstritten. Unabhängig davon, ob man dem Vorstand eine eigene Prüfungskompetenz zugesteht, besteht Einigkeit darüber, dass er einen Antrag nicht schon deshalb zurückweisen darf, weil er ihn für sinnlos oder die Versammlung für nicht notwendig hält.[4]

In der Praxis führt eine Ablehnung des Antrags häufig dazu, dass die Minderheit Klage einreicht.

Gerichtliche Durchsetzung

Kommt der Vorstand dem Minderheitenverlangen nicht nach, kann die Minderheit beim zuständigen Amtsgericht beantragen, zur Einberufung der Mitgliederversammlung ermächtigt zu werden.

Das Gericht prüft dann:

• ob die erforderliche Mitgliederzahl erreicht wurde
• ob das Verlangen formgerecht gestellt wurde
• ob Zweck und Gründe der Versammlung angegeben wurden

Erteilt das Gericht die Ermächtigung, kann die Minderheit die Mitgliederversammlung selbst einberufen.

[1] BAG NJW 1996, 143.

[2] Wagner ZZP 105, 294 (297)

[3] KG JFG2, 220 (222)

[4] KG FGPrax 2020, 218.

Foto(s): @pixabay

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