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In seiner Neufassung eröffnet § 32 Absatz 2 Satz 2 BGB die Möglichkeit, virtuelle Mitgliederversammlungen (bzw. in hybrider Form) durchzuführen, ohne dass es hierfür einer ausdrücklichen Satzungsregelung bedarf. Der Gesetzgeber hat insoweit ein zweistufiges Regelungskonzept geschaffen.

Zweistufiges Verfahren

Auf der ersten Stufe ist ein Ermächtigungsbeschluss (Öffnungs- bzw. Vorratsbeschluss) erforderlich, durch den die Mitgliederversammlung das Einberufungsorgan zur Durchführung virtueller Versammlungen ermächtigt. Dieser Beschluss stellt keine Satzungsänderung dar, sodass mangels abweichender Satzungsregelung die einfache Mehrheit gemäß § 32 Absatz 1 Satz 3 BGB genügt. Die Ermächtigung kann sich auf einzelne oder auf sämtliche künftige Mitgliederversammlungen beziehen. Sie kann sich jedoch nicht auf die Versammlung beziehen, in der der Ermächtigungsbeschluss selbst gefasst wird.

Die beabsichtigte Beschlussfassung über die Ermächtigung muss ordnungsgemäß in der Tagesordnung angekündigt werden. Dabei sollten die entsprechenden Beschlüsse dokumentiert werden, um späteren Streitigkeiten vorzubeugen. Ergänzend empfiehlt sich der Erlass einer Versammlungsordnung, in der insbesondere die Verfahrensfragen der virtuellen Durchführung geregelt werden.

Auf der zweiten Stufe kann das Einberufungsorgan von der erteilten Ermächtigung Gebrauch machen und eine vollständig virtuelle Mitgliederversammlung einberufen. Hierzu ist es jedoch nicht verpflichtet. Die Entscheidung steht vielmehr im pflichtgemäß auszuübenden Ermessen des Einberufungsorgans. Aufgrund der im Vergleich zur Hybridversammlung deutlich stärkeren Abweichung vom gesetzlichen Leitbild der Präsenzversammlung unterliegt diese Ermessensentscheidung engeren Grenzen. Dabei ist jedoch zu berücksichtigen, dass der Gesetzgeber bewusst eine Erleichterung des Rückgriffs auf virtuelle Versammlungsformate herbeiführen wollte.

Für hybride und vollständig virtuelle Mitgliederversammlungen bestimmt § 32 Absatz 2 BGB, dass die Teilnahme und die Ausübung der Mitgliedschaftsrechte im Wege elektronischer Kommunikation erfolgen können. Dies ist für die Hybridversammlung nur insoweit von Bedeutung, als das Einberufungsorgan den virtuell teilnehmenden Mitgliedern tatsächlich eine Rechtsausübung ermöglicht.

Technische Voraussetzungen

Gemäß § 32 Absatz 2 Satz 3 BGB muss bei der Einberufung einer virtuellen oder hybriden Mitgliederversammlung angegeben werden, wie die Mitglieder ihre Rechte im Wege der elektronischen Kommunikation ausüben können. Dadurch soll den Mitgliedern insbesondere ermöglicht werden, sich gegebenenfalls erforderliche technische Mittel rechtzeitig zu beschaffen. Zunächst ist ein fristgerechter Hinweis auf das virtuelle bzw. hybride Format der Versammlung wesentlich. Bei vollständig virtuellen Versammlungen sind darüber hinaus die maßgeblichen System- und Softwareanforderungen anzugeben. Die personalisierten Zugangsdaten können entweder zusammen mit der Einladung oder gesondert übermittelt werden.

Bei Hybridversammlungen sind die bei Präsenzversammlungen üblichen Angaben, insbesondere zum Versammlungsort, mit den Informationen zur virtuellen Teilnahme zu kombinieren.

Technische Störungen

Inwieweit technische Störungen zur Nichtigkeit oder Anfechtbarkeit von Beschlüssen führen können, ist auch nach der Neufassung des § 32 Absatz 2 BGB gesetzlich nicht ausdrücklich geregelt. Bei der rechtlichen Bewertung der Folgen von technischen Störungen ist sicherlich nach der Größe des Vereins zu differenzieren. Großvereine können das Beschlussmängelrisiko regelmäßig dadurch minimieren, dass sie professionelle Dienstleister mit der technischen Durchführung beauftragen. Bei mittleren und kleinen Vereinen wird es hingegen regelmäßig ausreichen, eine nicht ersichtlich ungeeignete oder zuvor im Probelauf getestete Software einzusetzen, um zu vermeiden, dass entsprechend gefasste Beschlüsse vollständig unwirksam sind.    

Mögliche Regelung in der Satzung

Unberührt von der Neuregelung bleibt die Möglichkeit, in der Satzung hybride oder virtuelle Mitgliederversammlungen ausdrücklich vorzusehen oder auszuschließen. In diesem Fall sind selbstverständlich die für Satzungsänderungen geltenden Mehrheitserfordernisse zu beachten.

Sieht die Satzung ausschließlich die virtuelle Durchführung von Mitgliederversammlungen vor, ist eine hybride Versammlung nach § 32 Absatz 2 Satz 1 BGB ausgeschlossen. Eine Abkehr hiervon ist nicht durch einen einfachen Mehrheitsbeschluss gemäß § 32 Absatz 2 BGB möglich, sondern erfordert eine formelle Satzungsänderung.

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Vereine und Verbände unterliegen keiner generellen gesetzlichen Pflicht, bestimmte Versicherungen abzuschließen. Auch wenn keine Versicherungspflichten  bestehen, können Haftungsrisiken entstehen, die sowohl die Organisation selbst als auch die handelnden Personen betreffen. Aus der Verantwortung des Vorstands kann sich faktisch die Pflicht ergeben, einen angemessenen Versicherungsschutz sicherzustellen. Fehlt dieser, drohen nicht nur finanzielle Schäden, sondern auch persönliche Haftungsansprüche gegen Organmitglieder.

Vereinshaftpflichtversicherung

Die Vereinshaftpflichtversicherung stellt die grundlegende Absicherung für Vereine und Verbände dar. Sie greift bei Personen- und Sachschäden, die im Zusammenhang mit der Vereinstätigkeit gegenüber Dritten entstehen. Typische Fallkonstellationen sind Schäden bei Vereinsveranstaltungen, Trainings, Sitzungen oder sonstigen Aktivitäten. Da Vereine häufig durch ehrenamtlich tätige Mitglieder handeln, ist besonders darauf zu achten, dass diese vom Versicherungsschutz erfasst sind. In der Praxis zeigt sich zudem, dass Deckungssummen regelmäßig überprüft und an den tatsächlichen Tätigkeitsumfang angepasst werden sollten.

Persönliche Haftung von Vorstand und Organmitgliedern (D&O-Versicherung)

Vorstandsmitglieder und andere Organvertreter haften bei Pflichtverletzungen grundsätzlich persönlich und mit ihrem Privatvermögen. Zwar sieht das Gesetz für ehrenamtlich tätige Vorstände Haftungserleichterungen vor, diese greifen jedoch nur eingeschränkt und nicht bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz. Die D&O-Versicherung dient dem Schutz der handelnden Personen vor Vermögensschäden, die aus behaupteten Pflichtverletzungen resultieren. Sie umfasst in der Regel sowohl Ansprüche des Vereins gegen den Vorstand als auch Ansprüche Dritter. Gerade bei finanziellen Entscheidungen, Fördermittelverwendung oder vertraglichen Verpflichtungen stellt sie eine zentrale Absicherung dar.

Versicherungsschutz bei Veranstaltungen

Bei der Durchführung von Veranstaltungen steigen die Haftungsrisiken. Je nach Art und Umfang der Veranstaltung reicht der bestehende Haftpflichtschutz nicht immer aus. In solchen Fällen ist eine zusätzliche Veranstaltungsversicherung sinnvoll oder sogar erforderlich, etwa wenn Veranstaltungsräume angemietet werden oder öffentliche Stellen den Abschluss einer solchen Versicherung verlangen. Neben Haftungsrisiken können auch finanzielle Folgen eines Veranstaltungsabbruchs oder -ausfalls abgesichert werden, beispielsweise bei Krankheit, Wetterereignissen oder behördlichen Anordnungen.

Cyber-Risiken und Datenschutz

Vereine und Verbände verarbeiten regelmäßig personenbezogene Daten von Mitgliedern, Ehrenamtlichen, Spendern oder Veranstaltungsteilnehmern. Cyberangriffe, Datenverluste oder IT-Ausfälle können erhebliche wirtschaftliche und rechtliche Folgen haben. Eine Cyber-Versicherung kann in solchen Fällen Kosten für IT-Forensik, Krisenmanagement, Rechtsberatung und Schadenersatzansprüche abdecken. Sie ersetzt jedoch nicht die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben, sondern ergänzt diese als Risikoinstrument.

Weitere sinnvolle Versicherungen

Abhängig von Größe, Tätigkeitsfeld und Organisationsstruktur können weitere Versicherungen sinnvoll sein. Hierzu zählen Vermögensschaden-Haftpflichtversicherungen, Rechtsschutzversicherungen für vereinsrechtliche Streitigkeiten, Unfallversicherungen für ehrenamtlich Tätige oder Sachversicherungen zum Schutz des Vereinsvermögens. Welche Absicherung im Einzelfall erforderlich ist, hängt stets von den konkreten Risiken der jeweiligen Organisation ab.

Ein angemessener Versicherungsschutz ist kein Selbstzweck, sondern Bestandteil einer ordnungsgemäßen Vereins- und Verbandsorganisation. Vorstände sind gut beraten, den bestehenden Versicherungsschutz regelmäßig zu überprüfen und an veränderte Tätigkeiten anzupassen.

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